Bezpieczeństwo i Higiena Pracy to obszar, który przekłada się na ciągłość działania, koszty i reputację firmy. W praktyce przedsiębiorcy stają więc przed wyborem – budować wewnętrzną służbę BHP, czy skorzystać z outsourcingu BHP, powierzając zadania wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega takie rozwiązanie, kiedy jest najbardziej racjonalne ekonomicznie i organizacyjnie oraz na co zwrócić uwagę, by wybrać partnera gwarantującego jakość i zgodność z przepisami.
Czym w istocie jest outsourcing BHP i jak wygląda jego umocowanie prawne?
W modelu outsourcingowym obowiązki i zadania BHP – od dokumentacji i szkoleń, przez audyty, po bieżący nadzór BHP – przejmuje zewnętrzny zespół specjalistów. To rozwiązanie jest w Polsce w pełni zgodne z prawem, a dokładniej rzecz ujmując, art. 237 § 2 Kodeksu pracy dopuszcza powierzenie zadań służby BHP firmie zewnętrznej w podmiotach zatrudniających do 100 pracowników. Po przekroczeniu tego progu, co do zasady, powinna funkcjonować wewnętrzna służba BHP, choć nic nie stoi na przeszkodzie, by uzupełniać ją o eksperckie wsparcie doradcze z rynku.
W wymiarze operacyjnym outsourcing zdejmuje z pracodawcy ciężar rekrutacji, wdrożenia i utrzymania stanowiska, przenosząc go na elastyczny model rozliczeń – zwykle abonament lub opłatę za konkretne działania. Firma płaci za realnie wykonaną pracę, a w zamian zyskuje dostęp do zespołu ekspertów śledzących na bieżąco zmiany w przepisach i praktykach branżowych.
Ekonomia, jakość i ciągłość – trzy podstawy opłacalności
Najmocniejszy, mierzalny efekt outsourcingu to redukcja kosztów stałych. Zamiast finansować pełny etat wraz z ZUS, urlopami, chorobowym, szkoleniami wstępnymi i wyposażeniem, przedsiębiorstwo transformuje koszty stałe w koszty usługowe, które można skalować zależnie od intensywności działań operacyjnych. To szczególnie odczuwalne w firmach, gdzie obciążenie zadaniami BHP nie uzasadnia pełnego wymiaru etatu, a konieczne jest zachowanie wysokiej jakości i zgodności z prawem.
Drugą, niezwykle ważną korzyścią jest jakość merytoryczna. Dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów przekłada się na lepsze rozpoznanie ryzyk, trafniejsze rekomendacje i kompletną obsługę – od audytu BHP, przez szkolenia BHP, po ocenę ryzyka zawodowego i postępowania powypadkowe. Zewnętrzny konsultant wchodzi do organizacji z obiektywnym spojrzeniem, nieobciążonym wewnętrzną polityką, co umożliwia wprost nazwanie problemów i zaproponowanie rozwiązań o realnym wpływie na bezpieczeństwo pracy i ciągłość produkcji.
Trzeci filar to ciągłość i elastyczność. Outsourcing usuwa typowe przestoje wynikające z urlopów czy absencji chorobowych. Usługa jest świadczona nieprzerwanie, a zakres można zwiększać w okresach wzmożonej aktywności, jak chociażby przy nowych wdrożeniach, modernizacjach, audytach klienta czy skokach sezonowych i zmniejszać, gdy potrzeby maleją. Elastyczność ta ogranicza ryzyko budżetowe i umożliwia skoncentrowanie zasobów na kluczowych obszarach działalności.
Dla kogo i kiedy outsourcing BHP jest najlepszym wyborem?
Najwięcej zyskują MŚP do 100 pracowników. W takich firmach koszty utrzymania etatu są zwykle nieproporcjonalne do faktycznych obowiązków BHP, a elastyczny abonament umożliwia precyzyjne dopasowanie poziomu obsługi. Start-upy, podmioty w okresach dynamicznego wzrostu i organizacje o sezonowej działalności docenią możliwość szybkiego skalowania zakresu, bez konieczności czasochłonnych rekrutacji. Outsourcing to również racjonalna decyzja tam, gdzie brak wewnętrznych kompetencji i nie ma uzasadnienia, by je budować od zera.
W dużych organizacjach, po przekroczeniu ustawowego progu, standardem bywa własna służba BHP, lecz w praktyce doskonale sprawdza się model hybrydowy – etatowy zespół uzupełniany wsparciem wyspecjalizowanego doradcy przy przeglądach okresowych, audytach zewnętrznych, projektowaniu systemów szkoleń, analizie zdarzeń wypadkowych czy wdrażaniu zmian technologicznych. Takie połączenie łączy dogłębną znajomość realiów zakładu z najlepszymi praktykami rynkowymi, podnosząc poziom bezpieczeństwa bez niepotrzebnego zwiększania kosztów stałych.
Jak działa KOF Regard – praktyczny wymiar współpracy
W KOF Regard stawiamy na kompleksową obsługę i nadzór BHP z wyraźnym akcentem na mierzalne efekty. Startujemy od audytu BHP, który porządkuje obraz ryzyk i priorytetów. Następnie przygotowujemy dokumentację BHP, realizujemy szkolenia BHP dopasowane do stanowisk, opracowujemy oceny ryzyka zawodowego, a w razie potrzeby prowadzimy postępowania powypadkowe. Na co dzień zapewniamy stały nadzór, doradztwo dla kierownictwa i regularne raporty ułatwiające decyzje. Dzięki doświadczeniu i indywidualnemu podejściu utrzymujemy wysoki standard usług, gwarantując ciągłość, elastyczność i przewidywalność kosztów. To podejście doceniają klienci, którzy chcą rozwijać biznes, mając pewność, że BHP działa bez zarzutu.
Decyzja o powierzeniu zadań BHP firmie zewnętrznej to nie tylko kwestia oszczędności, ale przede wszystkim inwestycja w bezpieczeństwo, spokój i profesjonalizm. Outsourcing pozwala łączyć wymogi prawa z elastycznością działania, zapewniając firmie stabilne wsparcie niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności. Warto więc traktować go nie jako koszt, lecz jako strategiczny element zarządzania ryzykiem i jakości pracy, który winien stanowić jeden z filarów odpowiedzialnego biznesu.
